Ab 1. Mai 2025 tritt eine wichtige Neuerung im KV für das Hotel- und Gastgewerbe in Kraft. Arbeitgeber sind nun verpflichtet, relevante Vordienstzeiten und Branchenerfahrung bei der Einstufung ihrer Mitarbeiter/innen zu berücksichtigen – sowohl bei neuen als auch bestehenden Dienstverhältnissen.

Fachkräfte

Berufserfahrung im selben Fachgebiet innerhalb des Hotel- und Gastgewerbes sind anzurechnen. Erfahrungen aus fachfremden Branchen werden nicht berücksichtigt. Achtung: Frühere Dienstzeiten beim selben Betrieb sind nun voll anzurechnen, auch bei Unterbrechungen (z. B. Saisonarbeit).
Ausgelernte Fachkräfte mit positivem Lehrabschluss werden sofort in die Beschäftigungsgruppe 3 eingestuft – die bisherige "Jungfacharbeiterregelung" entfällt.

Hilfskräfte (ohne abgeschlossene, facheinschlägige Ausbildung)

Diese profitieren erstmals von ihrer Branchenerfahrung.
Ab einer Berufserfahrung von 10 Jahren im Hotel- und Gastgewerbe  – egal ob bei einem oder mehreren Betrieben, im In- oder Ausland – ist künftig in die Beschäftigungsgruppe 4 hochzustufen. Achtung: dies gilt es auch während eines aufrechten Dienstverhältnisses zu beachten.

Lohn- und Gehalt

Zum Umstellungszeitpunkt dürfen bestehende Grundlöhne nicht gesenkt werden. In der Praxis bedeutet dies meist Gehaltserhöhungen oder zumindest gleichbleibende Bezahlung. Rückwirkende Nachzahlungen für Zeiträume vor der Meldung sind grundsätzlich nicht vorgesehen, außer bei schuldhafter Verzögerung durch den Arbeitgeber.

Was ändert sich konkret?

Bestehende Dienstverhältnisse

Arbeitgeber müssen alle Mitarbeiter/innen schriftlich auffordern, ihrer Vordienstzeiten bis spätestens 30. September 2025 bekannt zu geben. Im Schreiben muss der Hinweis auf den Verfall des Anspruchs bei Nichtmeldung enthalten sein.

Anrechnung von Vordienstzeiten (ab Gruppe 3)

Beim selben Arbeitgeber: voll anrechenbar.
Bei anderen Arbeitgebern im Hotel-/Gastgewerbe: bis zu 3 Jahre anrechenbar, nur sofern im aktuellen Betrieb weniger als 3 Jahre anrechenbar sind.

Hilfskräfte (Gruppe 4 und 5)

Wer 10 Jahre Branchenerfahrung nachweisen kann, ist künftig in Gruppe 4 einzustufen. Die Vorrückung bestehender Mitarbeiter/innen ist erst ab Nachweis erforderlich, die Belegschaft ist  darüber zu informieren und schriftlich aufzufordern.
Es zählt zwar die gesamte Branchenerfahrung für die Einstufung, für die Berechnung von firmenbezogenen Jubiläumszulagen (Dienstjahreszulagen) werden jedoch nur die tatsächlich im eigenen Betrieb verbrachten Jahre berücksichtigt. Um Missverständnisse zu vermeiden sollte dies intern klar kommuniziert werden.

Einheitliche Vorrückung im Gehaltssystem

Ab 1. Mai 2025 gelten nun auch einheitliche Lohnstufen für alle Arbeitnehmer/innen (Angestellte und Arbeiter, Fach- und Hilfskräfte). 
Die kollektivvertraglichen Mindestlöhne/gehälter steigen einheitlich alle 5 Dienstjahre um einen festen Prozentsatz. Konkret erhöht sich das Grundgehalt nach 5 Jahren um 2,5%, nach 10 Jahren um 5%, nach 15 Jahren um 7,5% und nach 20 Jahren um 10%.

Was müssen Arbeitgeber tun?

✅ Dokumentations- und Informationspflicht

Schriftliche Information und Aufforderung an bestehende Mitarbeiter/innen inkl. Frist (30.09.2025) und Hinweis auf Anspruchsverfall. Es empfiehlt sich einen Fragebogen bereitzustellen (frühere Arbeitgeber, Zeiträume, Tätigkeiten) und eine Liste möglicher Nachweise, z. B. Dienstzeugnisse, Dienstzettel, Arbeitsbestätigungen, SV-Auszüge. 

✅ Dienstzettel und Dienstverträge anpassen

Vor bzw. bei Dienstantritt relevante Erfahrung abfragen.
Wir empfehlen die Dienstzettel und Dienstverträge für neue Mitarbeiter/innen anzupassen z.B. „Der/Die Arbeitnehmer/in gibt an: Ja/Nein, bereits facheinschlägige Vordienstzeiten im Hotel- und Gastgewerbe von ... Jahren absolviert zu haben.“ + beigelegter Nachweis.

✅ Mitarbeiter korrekt einstufen

Um Nachzahlungen und Strafen zu vermeiden. Alle Mitarbeiter/innen entsprechend prüfen, dokumentieren und gegebenenfalls korrigieren.
Wir empfehlen zu vermerken, welche Dienstzeitenanteile angerechnet wurden!

✅ Lohnverrechnung anpassen

Änderungen der Beschäftigungsstufen, Vorrückungszeiten und Dienstjahreszulagen müssen im Lohnprogramm eingepflegt werden.
Eventuelle Anpassung von bestehenden Mitarbeiter/innen sind vorzunehmen. Anpassungen von Entgelten erfolgen in der Regel ab dem nächsten Monat nach Klärung (Vorliegen der Vordienstzeiten).

Unser Fazit für Arbeitgeber

Nutzen Sie diese Chance, sich als moderner und fairer Arbeitgeber zu positionieren - schneller und transparenter als andere!
Schaffen Sie Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen und vermeiden so Nachforderungen oder sogar Strafen. Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke und fördern Vertrauen, Motivation und Loyalität – ein echter Vorteil im Wettbewerb um gute Fachkräfte.

Unser Fazit für Arbeitnehmer/innen

Ihre Erfahrung zählt!
Damit Ihre Vordienstzeiten angerechnet werden können, müssen Sie diese, bis spätestens 30. September 2025, mit geeigneten Nachweisen beim Arbeitgeber bekannt geben. Spätere Meldungen sind ausgeschlossen.
Tipp: Fremdsprachige Nachweise beglaubigt übersetzen lassen.

👉 Weitere Infos finden Sie auch auf der WKO-Website
👉 Als Spezialisten in der Lohnverrechnung, mit etlichen Klienten aus dem Hotel- und Gastgewerbe, stehen wir Ihnen gern zur Seite!