Was ist bei der Stundenaufzeichnung und Lohnabrechnung besonders zu beachten?

In der Praxis der Lohnverrechnung stoßen wir immer wieder auf das Problem, dass Unternehmen – insbesondere solche mit vielen Teilzeitkräften ohne feste Arbeitszeiten oder mit Gleitzeitmodellen – die Notwendigkeit eines fiktiven Arbeitszeitmodells unterschätzen. Dies kann schwerwiegende arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen – bis hin zur persönlichen Haftung der Geschäftsführung.
In diesem Beitrag erklären wir, warum die Festlegung eines fiktiven Arbeitszeitmodells essenziell ist und welche Risiken entstehen, wenn darauf verzichtet wird.

Was ist als Unternehmen zu beachten?

Fiktives Arbeitszeitmodell

Klingt kompliziert, ist es aber nicht: Legen Sie fest, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter:innen pro Woche arbeiten normalerweise sollen – und wann genau.
Das fiktive Arbeitszeitmodell ist eine wesentliche Grundlage für eine rechtssichere und transparente Lohnverrechnung. Es kann im Dienstvertrag festgehalten oder als Zusatzvereinbarung getroffen werden. Das hinterlegte Modell wird dann bei Nichtleistungszeiten wie Krankheit, Arztbesuchen, Feiertagen, Urlaub etc. als Berechnungsbasis verwendet.

•    Beispiel 1:
      Mo–Do von 08:00 bis 12:00 und 13:00 bis 16:00, Fr von 08:00 bis 12:00
•    Beispiel 2:
      Woche 1: Mo–Mi von 07:30 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00
      Woche 2: Do–Sa von 07:30 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00
•    Beispiel 3:
      Schichtmodell (z. B. Wechselschicht, Nachtdienst, etc.)
 

Monatliche Stundenaufzeichnung

Die schriftliche Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden – inklusive Pausen – ist zwingend erforderlich!
Am einfachsten erfolgt dies über digitale Zeiterfassungssysteme. Wenn Sie auf schriftliche Aufzeichnungen setzen, lassen Sie sich diese monatlich durch Unterschrift der Mitarbeiter:innen bestätigen. Aufbewahrungsfrist: mindestens 7 Jahre.

💡 Tipp: Wenn Mehr- oder Überstunden nicht monatlich ausbezahlt werden, empfehlen wir eine schriftliche Vereinbarung, wie diese Stunden behandelt werden (z. B. Gleitzeitvereinbarung, Zeitkonto etc.).
 

Warum ist dieser Aufwand notwendig?

• Sie vermeiden Streitfälle, Nachzahlungen sowie Strafen bei GPLB-Prüfungen, arbeitsgerichtlichen Verfahren etc.
• Mit sauber geführten Zeitkonten können geleistete Mehrarbeit und Überstunden korrekt abgerechnet werden. Ihre Mitarbeiter:innen erhalten, was ihnen zusteht – nicht mehr und nicht weniger. 
• Nichtleistungszeiten wie Krankenstand, Urlaub, Feiertage etc. können klar nachvollziehbar und korrekt abgewickelt werden.
• Sie erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben: Ein hinterlegtes Arbeitszeitmodell und bestätigte Stundenaufzeichnungen schaffen Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit – insbesondere bei GPLB-Prüfungen.
• Fehlende oder mangelhafte Stundenaufzeichnungen wirken sich bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten in der Regel nachteilig für den Arbeitgeber aus.
• Sie vermeiden den Vorwurf des Lohndumpings: Bei Unterschreitung des Mindestlohns drohen empfindliche Strafen.
• Es besteht das Risiko einer persönlichen Haftung, auch mit dem Privatvermögen.
   

Fazit:

Sehen Sie diesen Aufwand als Schutzschild vor teuren Streitfällen, Nachforderungen, Strafen und rechtlichen Problemen.
Klare, transparente und verbindliche Regelungen schaffen Vertrauen und Fairness.
Gestalten Sie Ihre Lohnverrechnung rechtssicher und effizient – zum Vorteil für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:innen.
 

Haftungsausschluss:

Dieser Beitrag stellt keine rechtliche Beratung dar. Die bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und sollen auf praxisrelevante Themen aufmerksam machen.
Wir übernehmen keine Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Inhalte. Bitte wenden Sie sich für eine verbindliche Auskunft an Ihre Rechtsberatung, Steuerberatung, die Wirtschaftskammer (WKO) oder die Arbeiterkammer. Die Nutzung dieser Informationen erfolgt auf eigene Verantwortung.